Concebir, diseñar y preparar un proyecto de Business Intelligence requiere de diferentes fases. En este artículo intentaremos identificar y explicar cuáles son los pasos más importantes a la hora de diseñar y llevar a cabo un proyecto en este ámbito.

Los proyectos de BI no entienden de tamaño, de actividad ni de sector. La decisión de implantar un sistema de este tipo se orienta a los resultados y se estructura en función de los sistemas de información disponibles para optimizar el proceso de toma de decisiones. La eficacia, la eficiencia, la productividad o la competitividad no son patrimonio exclusivo de las grandes empresas multinacionales; de hecho, un sistema de este tipo implantado en una microempresa o PYME puede suponer una significativa diferencia entre el antes y el después, o un salto en nuestra competitividad frente a la competencia.

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la planificación, dado que cuando tratamos de poner en marcha un proyecto de este tipo, en el que concurren un elevado número de tareas a realizar, un gran volumen de datos e información y, además, intervienen muchas personas de diferentes y sectores dentro de la organización, una buena planificación puede suponer la distancia entre el éxito y el fracaso. Debemos recopilar información de todas las áreas funcionales de la empresa para poder determinar una estrategia correcta en función de los puntos fuertes y débiles de la misma, y que nos permita una toma de decisiones más fácil, rápida y eficaz. Por esta razón debemos ser enormemente cuidadosos en la gestión del BI para evitar los errores más comunes que podrían llevar al fracaso del proyecto, entre los que podemos destacar:

  • Insuficiente preparación a nivel organizacional
  • Desconocimiento de los sistemas empresariales de información
  • Falta de una metodología clara en su desarrollo
  • Falta de objetividad en la recogida de datos
Diseñar, planear, actuar

Planteamiento de un proyecto

Planteamineto del proyecto de Business Intelligence

Como decíamos, la planificación es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta. Así mismo, definir el alcance del proyecto debe situarse como una cuestión prioritaria para la organización. En el caso del BI, el alcance vendrá determinado por los modelos de negocio que se quieran soportar y por los datos necesarios para conseguirlo. En proyectos de sistemas de BI, será necesario establecer:

  • Las áreas de la organización que se verán involucradas
  • Los procesos que queremos que soporte el nuevo sistema
  • Las prestaciones y funcionalidades que esperamos que el sistema incorpore

En cualquier caso, existen dos factores clave con un papel fundamental para proceder a la estimación de costes (ya sean temporales o económicos) y, por tanto, para definir el alcance del proyecto, que son:

  • El establecimiento y comunicación de los requerimientos mínimos
  • Una clara división entre las áreas involucradas en el proyecto y las que exceden el ámbito de aplicación del mismo

De todos modos, no debemos perder de vista la razón de ser de todo proyecto de BI, que no pasa por cumplir los plazos fijados o alcanzar las previsiones en cuando a recursos destinados, sino que se basa en aportar valor a la organización.

Una solución basada en BI nos facilitará el análisis y la comprensión del entorno en el que la organización desarrolla su actividad, predecir lo que pueda suceder en el mismo que afecte, directa o indirectamente, a los intereses de la empresa, crear una fuerte red de colaboración entre todos los diferentes departamentos de la compañía y, finalmente, contar con un modelo que ayude a basar la toma de decisiones estratégicas en información objetiva, obtenida de la propia actividad.

Antes de la puesta en marcha de un proyecto de BI, debemos reflexionar y estipular de forma clara otros dos factores: las limitaciones y los objetivos. Conocer estas limitaciones y objetivos es, sin duda, avanzar en la dirección correcta.

Limitaciones de un proyecto

Limitaciones de un proyecto

Estas son algunas de las limitaciones más comunes que se presentan en este tipo de proyectos:

  • El nivel de calidad deseado
  • El alcance previsto
  • El tiempo disponible para desarrollarlo y llevarlo a cabo
  • Los recursos que se le pueden asignar
  • Las limitaciones tecnológicas
  • El presupuesto estipulado

Normalmente, cuando se exige un nivel de calidad elevado, esto implica la utilización de más recursos, más tiempo y más presupuesto. Aunque en el mercado de herramientas de BI, se está contemplando un abaratamiento de los niveles de calidad y de funcionalidad, debido a la estandarización del software y al desarrollo de soluciones fácilmente adaptables a cualquier tipo de empresa o sector, y reduciendo así los costes que un proyecto de estas características implica.

Por último, señalaremos 3 aspectos fundamentales a la hora de la definición de los objetivos de un proyecto de BI, que son los siguientes:

  • Deben definirse en base a los indicadores o KPIs previamente planteados
  • No basta con que sean cuantificables, sino que han de quedar cuantificados: deben servir para poder confirmar el éxito o el fracaso del proyecto
  • Deben estar rigurosamente alineados con la estrategia y los objetivos empresariales