La necesidad del BI en la PYME

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La necesidad del BI en la PYME

Independientemente de que nos encontremos ante una empresa pequeña, mediana o grande, la importancia de disponer de una herramienta que ayude a analizar las grandes cantidades de datos generados por la propia actividad empresarial se ha convertido en algo esencial, tanto o más que el disponer de un sistema ERP para el control de la empresa. Por eso, uno de los proyectos que se presentan conjuntamente tras la implantación de un sistema ERP es la puesta en marcha de un proyecto de BI.

La clave para que una empresa de cualquier tamaño invierta en este tipo de herramientas es comenzar con desarrollos pequeños en algún departamento o área de la compañía, para que de esta forma se compruebe que se pueden obtener buenos resultados y de forma casi inmediata (actualmente, incluso en cuestión de días y a precios muy reducidos).

El caso más típico por el que comenzar un proyecto de estas características suele ser el análisis comercial. Cualquier empresa, tenga o no un plan de marketing o un plan de ventas, tiene claro el objetivo de facturación que persigue al final de año. Partiendo de este supuesto, el éxito de una herramienta de BI se basa en detectar, mediante una toma de requerimientos corta, la definición de algunos KPIs (Key Perfomance Indicators, métricas utilizadas para cuantificar objetivos empresariales concretos), no más de 4 o 5 normalmente, que en el caso de las ventas del que hablábamos podrían ser, por ejemplo, el porcentaje de consecución de ventas por país con respecto al objetivo anual, el descuento medio aplicado o el porcentaje de retención en nuevos clientes.

Estos KPIs, detectados y cuantificados, son los que hacen que la dirección o mandos intermedios de la empresa tomen decisiones concretas para adecuar la estrategia comercial a las carencias que se vaya produciendo y, por tanto, ayudar a la consecución del objetivo final. Estos indicadores, que normalmente se apoyan en una serie de gráficos y tablas muy visuales que detallan la información que se persigue, hacen que la empresa disponga de las herramientas y la información necesaria para una toma de decisiones que ayuda a la concesión del objetivo.

Una de las herramientas más conocidas en el campo del BI es QlikView. Con QlikView podemos ver y analizar información y datos procedentes de múltiples y diferentes fuentes en una sola aplicación, visualizar la información con gráficos y tablas dinámicas e interactivas o realizar búsquedas avanzadas. Además, la herramienta es accesible vía web o desde dispositivos móviles, lo que hace que toda esta información esté “a golpe de click”, permitiendo así una toma de decisiones acertada y fundamentada en tiempo real.

De todos modos, no nos engañemos. Para desarrollar una solución basada en un software de BI, o en QlikView en este caso, comenzaremos con una desagradable pantalla gris. Un folio en blanco que hay que dotar de contenido y forma, por lo que es imprescindible que el trabajo de definición de estos indicadores se realice de una forma clara y sencilla. Con el tiempo, mientras la empresa va adquiriendo lo que podríamos llamar “cultura BI”, deberíamos ir ampliando la cantidad de indicadores. Es básico, como ya habíamos comentado, no comenzar con enormes desarrollos dilatados en el tiempo, ya que uno de los inconvenientes a la hora de la puesta en marcha de estas herramientas es que se quedan difuminadas en el tiempo porque no consiguen aportar la información necesaria.

Existen, por otro lado, soluciones pre-construidas basadas en este tipo de software, que permiten a empresas de tamaño reducido acceder a cuadros de mando estandarizados, fácilmente adaptables a cualquier sector empresarial y con unos tiempos de implantación muy reducidos, que posibilitan a empresas que no podrían permitirse una gran inversión en un desarrollo a medida disfrutar de una herramienta totalmente funcional con un coste y unos tiempo de implantación y puesta en marcha muy reducidos. Este tipo de soluciones que proliferan en la actualidad otorgan la oportunidad para iniciarse en la cultura del BI a empresas de tamaño reducido que no podrían acceder a este tipo de herramientas por la complejidad de las mismas.

Por | 2017-01-18T10:47:02+00:00 febrero 10th, 2017|BI para PYMEs, Productos/Soluciones|Sin comentarios

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